نظام الفروع Branches

نظام الفروع

يقدم برنامج الأمين دعماً متكاملاً لنظام الفروع، إذ يتيح للمستخدم التعامل مع عدد غير محدود من الفروع. ويتم توظيف نظام الفروع عادة في كبرى الشركات التي تمتلك عدة مكاتب في مناطق متعددة أو شركات فرعية تابعة لها أو وكلاء. وتعّرف الفروع المختلفة للشركة من خلال بطاقة الفرع التي تطلب من قائمة أدوات. مع ملاحظة أن أول فرع يُعرّف سيعتبره البرنامج الفرع الرئيسي للشركة (الشركة الأم) وبذلك فإنه سيحصل بشكل آلي على كافة الصلاحيات والميزات، بينما يتوجب على المدير تحديد الصلاحيات الخاصة بكل فرع من الفروع الأخرى. وبهذه الطريقة فإن كل فرع سيمتلك حساباته الخاصة به وأنماط فواتير ومواد ومجموعات ومراكز كلفة....وغير ذلك من العناصر الخاصة به والتي له صلاحيات عليها. بعد القيام بتطبيق نظام الفروع ستستطيع بدء العمل ضمن مختلف الفروع (وفق الصلاحيات الممنوحة لكل منها)، ويتضمن البرنامج تقريرين مخصّصين لهذا النظام - بالإضافة إلى التقارير الأخرى الموجودة - هذان التقريران هما: 1- حركة الفروع: وهو أحد التقارير التقاطعية والتي تعرض نشاط مجموعة معيّنة من الحسابات ضمن أحد أو كل الفروع وخلال فترة زمنية معيّنة. يتميّز هذا التقرير بوجود ثلاث محاور رئيسية يستطيع المستخدم تحديدها لتخصيص مضمون التقرير. مثال: استعراض حركة الحسابات حسب مراكز الكلفة ضمن الفروع المختلفة للشركة. 2- حركة المواد حسب الفروع: يستخدم هذا التقرير لعرض حركة (مبيعات، مشتريات...إلخ) المواد في أحد أو كافة فروع الشركة خلال فترة زمنية معيّنة. ويتضمن التقرير العديد من الخيارات التي تتيح للمستخدم: تحديد مادة أو مجموعة مواد أو طلب التقرير لكافة المواد، أو تحديد مستودع معيّن أو مركز كلفة معيّن، أو إغناء التقرير بالمزيد من التفاصيل حول المواد المتحركة، أو تخصيص التقرير لعرض حركة المواد وفق نمط معيّن من أنماط الفواتير.   يمكن طلب قائمة الفروع من:

القائمة

أدوات / فروع

ملاحظة:

من أجل تفعيل نظام الفروع، يجب عليك أن تقوم بتفعيل الخيار الموجود ضمن خيارات - الحفظ أولاً، ومن ثم البدء بتعريف الفروع المطلوبة وصلاحيات كل منها وصلاحيات المستخدمين على كل فرع من الفروع (انظر إدارة المستخدمين)

بعد القيام بتفعيل نظام الفروع فستظهر فور فتح ملفات الشركة نافذة يمكن من خلالها اختيار الفرع الذي ستجري ضمنه العمليات (بيع، شراء، سندات...إلخ).

بطاقة فرع

يتيح لك البرنامج إمكانية التعامل مع عدد غير محدود من الفروع التابعة للشركة وتستخدم هذه الميزة من أجل تنظيم العمل عندما يكون للشركة عدد كبير من الفروع و الأقسام ضمن المدينة أو عدة مدن،  بحيث يكون كل فرع مستقل بنفسه من حيث الحسابات والفواتير والمواد والمجموعات ومراكز الكلفة وبنفس الوقت تابع للشركة الأم.

يجب أن لا تنسَ أن أول فرع يتم تعريفه سيعتبر الفرع الرئيسي للشركة، أي أنه سيحصل على كامل الصلاحيات. كما لا يمكن أن تقوم بحذفه أو تعريف فرع يتبع له.

تستطيع طلب بطاقة فرع من:

 

القائمة

أدوات / فروع

لتظهر لك نافذة بطاقة فرع التي تتضمن:

 

البادئة

ضع في هذه الخانة البادئة التابعة للفرع أو رقم الفرع الذي تريد تعريف بطاقة له.

رمز الفرع

حدّد في هذه الخانة رمز الفرع الذي تريد تعريف بطاقة له.

اسم الفرع

حدّد في هذه الخانة اسم الفرع الذي تريد تعريف بطاقة له.

الاسم اللاتيني

ضع في هذه الخانة الاسم اللاتيني للفرع الحالي، حيث سيظهر هذا الاسم في الواجهة الانكليزية للبرنامج بدلاً من الاسم المدوّن في الخانة السابقة.

الفرع الرئيسي

يمكن الاستفادة من هذه الخانة في الفروع التي يجري تعريفها بعد الفرع الرئيسي. إذ تستطيع أن تجعل كل فرع (عدا الفرع الرئيسي) يتضمن عدداً من الفروع، وذلك عن طريق تحديد الفرع الأب في هذه الخانة.

وسيتوجب عليك لاحقاً تحديد الصلاحيات الممنوحة للفروع الأبناء في نافذة صلاحيات الفروع.

هاتف 1، هاتف  2

حدّد في هذه الخانة رقم الهاتف  الأول والثاني للفرع الذي تريد تعريف بطاقة له.

العنوان

حدّد في هذه الخانة عنوان الفرع الذي تريد تعريف بطاقة له.

ملاحظات

حدّد في هذه الخانة بعض الملاحظات والمعلومات الخاصة بالفرع المحدّد والتي لم تدرج في الخانات السابقة.

دليل الفروع

تظهر في الدليل الفروع الرئيسية والفرعية التي تم تعريفها باستخدام بطاقات الفروع. وبالنقر على أحد الفروع بالزر الأيمن للفأرة تظهر قائمة تمكنك من إضافة فرع ضمن الفرع المحدّد أو حذف هذا الفرع والفروع التابعة له أو الإطلاع على بطاقة الفرع. وتستطيع البحث عن فرع محدّد بإدخال رمزه أو اسمه أو البادئة في خانة البحث السريع.

ولك الحرية في ترتيب ظهور الفروع ضمن النافذة بحسب الترتيب التصاعدي أو التنازلي لأسمائها.

يمكنك طلب دليل الفروع من:

القائمة

أدوات / فروع

صلاحيات الفروع

سيتم منح الفرع الذي ستقوم بتعريفه أولاً كافة الصلاحيات بشكل آلي, أما باقي الفروع فلا بد على المستخدم من تحديد الصلاحيات المعطاة لها، إذ أنها لن تمتلك أي صلاحيات إلّا بعد إجراء هذه العملية من قبل مدير النظام أو الشخص الذي يمتلك كافة الصلاحيات (انظر إدارة المستخدمين). حيث يجب تحديد المسموح والممنوع لكل فرع من الفروع.

مثال: عدم منح فرع معيّن الصلاحية لتحرير نمط من أنماط الفواتير أو السندات أو الإطلاع على الحسابات النهائية (الميزانية, الأرباح والخسائر أو المتاجرة) أو على حسابات معيّنة أو التعامل بمجموعة مواد محدّدة.

يمكنك طلب صلاحيات الفروع من:

 

القائمة

أدوات / فروع

لتظهر لك نافذة تتضمن:

 

الفرع

حدّد في هذه الخانة الفرع الذي سوف تمنحه صلاحيات العمل على هذه الحسابات أو الذي ستستعرض الصلاحيات الممنوحة أو المحجوبة عنه. ستتضمن هذه القائمة كافة الفروع المعرّفة, وفي حال وجود فروع رئيسية تتضمن أبناء لها (متفرعة منها) فستتضمن القائمة الفروع الأبناء فقط.

تصفية

إن محتوى نافذة الصلاحيات سيعتمد على ما تختاره من هذه القائمة:

- الكل: بتحديد هذا الخيار سيتم عرض كافة محتويات البرنامج (تلك التي للفرع المحدّد صلاحيات عليها وتلك التي حجبت عنه). استخدم هذا الخيار إذا كنت بصدد تحديد الصلاحيات لأحد الفروع.

- التابعة للفرع: بتحديد هذا الخيار سيتم عرض كافة المحتويات التي تم منح الفرع المحدّد الصلاحية عليها.

- الغير تابعة للفرع: بتحديد هذا الخيار سيتم عرض كافة المحتويات التي تم حجبها عن الفرع المحدّد.

حدّد في هذه الخانة إظهار الحسابات التابعة للفرع المحدّد أو غير التابعة للفرع أو كل الحسابات.

قائمة الصلاحيات

ستتضمن هذه القائمة كافة المحتويات التي يمكنك منح الصلاحيات عليها من: حسابات, ومراكز كلفة, ومواد, ومستودعات, وأنماط فواتير، وأنماط سندات، وعملات، وأوراق مالية، ونماذج تصنيع، وأنماط حوالات، وأنماط كشوفات حوالات.

قم بتوسيع المحتوى المطلوب ثم النقر على الصندوق المجاور لما ترغب بمنح الفرع صلاحيات عليه.

حفظ

بعد القيام بتحديد الصلاحيات لكل فرع لوحده - أو تعديل تلك الموجودة سابقاً, انقر فوق حفظ ليتم حفظ التحديدات والخيارات التي قمت بها.

ملاحظة:

يمكن للمستخدم منح أو حجب الصلاحية عن أحد الحسابات أو مراكز الكلفة أو المواد أو المستودعات أو أي من العناصر الظاهرة في هذا الدليل عن طريق فتح تلك النوافذ والنقر على زر "فروع" الذي سيظهر فيها.